V Brno for You věříme, že mezinárodní zkušenosti mění životy. Každý rok díky programu Erasmus+ vyšleme přibližně 250 mladých lidí do zahraničí, kde se účastní výměn mládeže, školení či dobrovolnických projektů. Abychom tento proces zvládli co nejefektivněji, rozhodli jsme se zapojit do programu Nezisk.Digital pod záštitou Česko.Digital, což bylo jedno z nejlepších rozhodnutí, které jsme mohli udělat.

O programu Nezisk.Digital

Nezisk.Digital je 16týdenní online program, který neziskovým organizacím ze sociální oblasti poskytuje podporu průvodců a tech-expertů. Jeho cílem je pomoci organizacím lépe využívat digitální nástroje k zefektivnění každodenní práce. Co je na programu jedinečné, je jeho praktický přístup – dovednosti, které získáte, můžete ihned aplikovat.

Pro nás byl tento program příležitostí nejen zlepšit naše procesy, ale také získat inspiraci, jak naše poslání rozšířit a přiblížit se ještě více mladým lidem.

Jak nám program pomohl?

Naše práce v programu Erasmus+ v oblasti zajištění nových příležitostí pro českou mládež zahrnuje nespočet kroků: publikace příležitostí, uzavírání dohod se zahraničními partnery, komunikace se zájemci, potažmo jejich rodiči, výběr účastníků, jejich přípravu na cestu, komunikaci s partnery ohledně cesty i praktikalit, proplácení cestovních nákladů, podpora účastníků v zahraničí i po jejich návratu a celková administrace projektů. Do celého procesu obvykle vstupuje 5 pracovníků naší organizace z různých oddělení. Program Nezisk.Digital nám umožnil rozkouskovat celý proces na jednotlivé kroky a zaměřit se na největší výzvy v těchto oblastech a hledat efektivní řešení.

  1. Efektivnější výběrový proces: Zavedení databáze v oblasti online formulářů a automatizace nám pomůže lépe organizovat přihlášky a rychleji komunikovat s účastníky.
  2. Jednodušší komunikace: Díky novým digitálním nástrojům v oblasti správy sociálních sítí a spádu komunikace ze všech kanálů do jedné aplikace, můžeme snadněji sdílet informace s účastníky a partnery, což výrazně zrychluje celý proces.
  3. Podklady pro účastníky na jednom místě s posílenou ochranou osobních údajů: Připravili jsme sdílené místo pro ukládání dokumentů jako jsou cestovní doklady, automatické výpočty cestovních nákladů i sdílení podkladů, které účastníkům usnadňují přípravu na jejich zahraniční pobyt.
  4. Automatizace administrativy: Nová softwarová řešení nám pomohou snížit čas strávený na byrokracii, takže se můžeme více soustředit na individuální podporu mladých lidí.

Propojení s odborníky

Celým programem nás provází náš mentor programu Honza Ptáček, který nám pomáhá držet kurz i nastavovat realistické cíle. Jedním z největších přínosů programu bylo propojení s technickým expertem Martinem Koberou, jehož odborné znalosti i zkušenost s podobným programem jako je Erasmus+ krásně zapadly do našeho realizačního týmu a dali vzniknout základní CRM řešení v propojení s dalšími doplňkovými aplikacemi na správu sociálních sítí, komunikaci i naším pracovním prostředím MS365. Uvědomili jsme si, že výzvy, kterým čelíme, jsou relativně běžné, ale díky podpoře odborníků jsme našli způsoby, jak je překonat.

Co bude dál?

Nyní máme před sebou návrh řešení, který nás má lépe připravit na budoucí výzvy. Naším cílem je implementace nástrojů, které jsme v rámci programu vybrali, do každodenní činnosti organizace v průběhu roku 2025, což nám pomůže zefektivnit procesy a rozšířit naši činnost tak, abychom mohli nabídnout tyto úžasné příležitosti ještě více mladým lidem.

CRM řešení a využívání nejnovějších technologií za účelem plnění mise našeho spolku nás pasuje do role průkopníků v této oblasti, čímž ukazujeme jaké hodnoty ve spolku zastáváme. Aneb s odvahou a autenticitou – nebojíme se nových výzev a s pokorou si vytváříme vlastní cestu.

Pokud vás zajímá, jaké možnosti Erasmus+ mládež nabízí, nebo se chcete stát součástí naší komunity, sledujte nás na sociálních sítích nebo nám napište na info@brnoforyou.cz. Ať už jako účastník, partner, nebo podporovatel, těšíme se na spolupráci!

První záznam ze setkání účastníků Nezisk.Digital můžete shlédnout zde: Youtube

Katka Kalábová
Ředitelka Brno for You

Nezařazené